Besluitvorming: wanneer, wie en wat?

Er zijn verschillende formele besluiten te nemen als u aan de slag gaat met vernieuwing van cliëntenparticipatie, zowel aan de voorkant als aan de achterkant van het proces. Afhankelijk van de opdrachtgever van het vernieuwingsproces en de mate waarin ambtenaren en betrokken inwoners een mandaat krijgen om te vernieuwen, vraagt het om één of meerdere collegebesluiten of een raadsbesluit. We hebben de formele besluiten die u kunt nemen op een rij gezet.

Een besluit over de start van een vernieuwingOf er bij de start een collegebesluit nodig is, hangt af van wie de initiatiefnemer is. Soms willen de bestaande raden zelf hun werkwijze of manier van organiseren vernieuwen. Bijvoorbeeld omdat het sociaal domein breder is geworden en zij dus mogelijk ook over een breder terrein adviseren. Dit interne proces van vernieuwing vraagt niet perse om een formeel collegebesluit. Als het initiatief van u als gemeente komt, vraagt de start van een vernieuwingsproces doorgaans wel om een college- of een raadsbesluit. Zie ook Achtergrond en cijfers. ‘Dekking en draagvlak’ zijn belangrijk bij dit besluit, zowel aan de kant van de bestaande (advies-)raden als aan de kant van het gemeentebestuur en de gemeenteraad.

Een besluit over de inhoud en vormOmdat dit besluit hoe dan ook gevolgen heeft voor de bestaande adviesstructuur, is het van wezenlijk belang de bestaande adviesstructuur hier goed en tijdig over te informeren. Dit besluit kan iets zeggen over het voortbestaan en de invulling van de bestaande adviesstructuur. Bijvoorbeeld een wijziging of beëindiging van de formele relatie tussen de gemeente en bestaande adviesorganen. Dit moet u helder communiceren, bijvoorbeeld in de vorm van een collegebesluit Een dergelijk besluit kan in eerste instantie weerstand oproepen bij de bestaande raden, zeker wanneer dit betekent dat de formele positie als adviesorgaan wordt opgeheven. Maar de duidelijkheid die u hiermee biedt, creëert tegelijkertijd openingen voor het verdere proces.

Een besluit over het nieuwe model voor cliëntenparticipatieHierin legt u de nieuwe structuur, taken, en de werkwijze vast. Daarbij gaat het ook om praktische uitwerkingen als een competentieprofiel, wervingstraject en benoemingsprocedure voor leden. Wie doet de werving en heeft zitting in de sollicitatiecommissie? Het uitgewerkte model wordt meestal bekrachtigd door een collegebesluit of een raadsbesluit.

Een besluit over het installeren van nieuwe mensenDit besluit is niet altijd nodig. Het hangt af van de nieuwe vorm en de rollen en taken van de nieuwe leden of zij wel of niet formeel worden benoemd door het college.

Een besluit over randvoorwaarden en ‘rechten’ van nieuwe leden/betrokkenenDit gaat bijvoorbeeld over vergoedingen, ondersteuning en deskundigheidsbevordering. Dit besluit kan eventueel deel uitmaken van het hierboven beschreven besluit.

Een besluit over (aanpassing van) de verordeningDe meeste gemeenten hebben al een verordening cliëntenparticipatie. Als die conform de modelverordening van de VNG is, hoeft er meestal niets gewijzigd te worden als u met een nieuwe structuur en werkwijze aan de slag gaat. In dit geval is er geen verordening nodig die door de gemeenteraad wordt vastgesteld, maar is een aanvullend collegebesluit voldoende om invulling te geven aan cliëntenparticipatie.

Informele besluitvorming net zo belangrijk

Tot zover de formele besluiten. Voor het draagvlak is de informele besluitvorming met betrokkenen misschien wel van even groot belang. Staan alle betrokkenen achter de intentie om te vernieuwen? Zijn vertegenwoordigers van de bestaande adviesstructuur voldoende betrokken bij het besluit om het vernieuwingstraject in te gaan? Dat laatste is vooral van belang als er sprake is van het besluit om niet voort te bouwen op de bestaande adviesstructuur, maar die op te heffen. U kunt bestaande leden uitnodigen hun ervaring en kennis op persoonlijke titel in te brengen.

Tips

  • Een collegebesluit voorafgaand aan het vernieuwingsproces geeft duidelijkheid
    Een collegebesluit over de gewenste vernieuwing en de gevolgen voor de bestaande adviesstructuur geeft richting aan het proces. Als lang onduidelijk blijft wat er met de bestaande structuur gaat gebeuren, ontstaat er geheid ruis. Tenzij alle betrokkenen in alle openheid met elkaar overeenkomen.
  • Wees vooraf duidelijk over de formele positie van bestaande raden in het vernieuwingsproces
    Wanneer tijdens of voorafgaand aan het vernieuwingsproces sprake is van opheffing van de bestaande raden, ligt het niet voor de hand dat deze raden nog een (on)gevraagd advies uitbrengen over het nieuwe adviesmodel.  Het is van belang om transparant te zijn over mogelijke consequenties, als bestaande raden zich verbinden aan een proces naar vernieuwing. Maar houd er rekening mee dat niet altijd op voorhand besloten kan worden over de gevolgen voor de bestaande adviesstructuur en dat juist het gezamenlijke proces tot de antwoorden zal leiden.
  • Investeer in relatiebeheer
    Relatiebeheer met bestaande netwerken, raden en belangenorganisaties is belangrijk. Dat lijkt wellicht een open deur, maar de waarde van goede relaties voor het draagvlak en het borgen van de betrokkenheid bij het vernieuwingsproces kan niet onderschat worden. Deel daarom alle informatie over de voortgang van het proces, bijvoorbeeld via een website of een nieuwsbrief. Regel ook de terugkoppeling naar deelnemers en belanghebbenden. Persoonlijke gesprekken tussen betrokken ambtenaren en vertegenwoordigers van raden kunnen helpen om hobbels en verschillen van inzicht weg te nemen. Investeren in de samenwerkingsrelaties maakt het bovendien mogelijk om bestaande raden uit te nodigen om mee te denken over nieuwe vormen, ook wanneer deze raden zullen verdwijnen. Hun kennis, ervaring en signalen hebben daarmee een belangrijke plek in het proces.
Draagvlak
Besluitvorming