Overgang nieuwe adviesstructuur

De overgang van de oude naar de nieuwe situatie van cliëntenparticipatie is voor alle betrokkenen een spannende fase. Soms zijn er zorgen over de continuïteit van advies en belangenbehartiging of zijn er veel vragen over hoe een nieuwe werkwijze in praktijk uit gaat werken. Daarom is het van belang om de overgang zorgvuldig te laten verlopen. Een aantal aandachtspunten.

Zorg dat u de oude situatie op een betekenisvolle manier afsluit

Dit betekent dat er waardering is voor de vrijwillige inzet van mensen in de afgelopen jaren, hun bijdrage en kennis en kunde. Erken ook hun eventuele zorgen over de nieuwe situatie.

Richt het nieuwe model in

Maak de taken, rollen, verantwoordelijkheden van de verschillende onderdelen in het model waar nodig specifieker en leg dit in werkafspraken en (formele) besluiten vast. Dit geldt ook voor de verhouding tot en samenwerking met de gemeente.

Ga naar besluitvorming

Werf en selecteer nieuwe leden

Er is een taak- en competentieprofiel nodig voor de nieuwe leden, waaruit blijkt welke kennis, vaardigheden en houding nodig zijn. Denk daarbij niet alleen aan inhoudelijke en ervaringskennis, maar ook aan vaardigheden zoals netwerken, creativiteit, organisatietalent en communicatie. Stel een sollicitatiecommissie samen waarin je mogelijk naast de betrokken (beleids-)ambtenaren ook inwoners/cliënten uitnodigt om deel te nemen. Dit kunnen bijvoorbeeld inwoners zijn die actief betrokken zijn geweest bij de ontwikkeling van het nieuwe model. De formele aanstelling van leden van bijvoorbeeld een nieuw orgaan is in de meeste gevallen aan het college.

Leg het nieuwe model in een verordening of collegebesluit vast

In veel gevallen hebben gemeenten al een verordening cliëntenparticipatie en is een collegebesluit voldoende.

Lees meer over besluitvorming

Tips

  • Bouw een evaluatielijn of klankbordgroep in
    Er kunnen zorgen zijn over bepaalde aspecten van het nieuwe model. Belangrijk is deze zorgen een plek te geven in de vorm van evaluatiepunten, die in het eerste jaar op een aantal momenten worden gemonitord. Een bestaande klankbordgroep kan eventueel doorgaan met het werk of anders nieuw van start gaan. Deze klankbordgroep monitort de nieuwe werkwijze, inclusief de evaluatiepunten.
  • Wees realistisch in de ondersteuning die nodig is
    Om het model op basis van vrijwillige inzet te laten werken en te zorgen dat het inwonersperspectief daadwerkelijk terecht komt in beleidsadviezen, is enige ondersteuning nodig. Dit kan zijn in de vorm van faciliteiten en ambtelijke ondersteuning. Of budget voor deskundigheidsbevordering en inhuur van expertise, of voor het organiseren van bijeenkomsten en dergelijke. Denk ook aan het vergoeden van reiskosten, zeker in het geval van minder mobiele leden met extra vervoerskosten.
Competenties
Evaluatie
Belangenbehartiging